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El SAT en México exige que los contribuyentes reporten su contabilidad en una serie de archivos en formato xml, así como que emitan sus facturas con un timbre o sello digital que sólo se obtiene en los servidores del mismo SAT.

Hasta hace algunos años, las empresas que tenían SAP podían emitir sus propias facturas y conectarse directamente a los servidores del SAT para obtener el timbre. Hoy eso ya no es posible a menos que la empresa sea un PAC.

El objetivo de la autoridad es tener en sus sistemas toda la información necesaria para obtener el volumen de negocios de las empresas en México mediante cruces entre todos los entes relacionados. Por ejemplo, si una empresa reporta que ha ingresado en bancos x cantidad, debe asociarla con la factura emitida para saber de quién viene ese dinero. La empresa que paga a su vez reporta la salida del dinero y la recepción de una factura que ampara ese desembolso.

Todas las operaciones que se relacionan con terceros deben entonces estar amparadas mediante comprobantes electrónicos timbrados, incluso los pagos de sueldos y salarios a empleados deben tener ese timbre o sello digital.

UUID y RFC Factura Electrónica y Recibos de Nómina Electrónicos

Cada vez que se emite un documento de este tipo, los servidores de la autoridad los timbran. Se genera un número que se conocido como UUID. Este es un número de 36 caracteres que no puede repetirse de ninguna manera, por ello es “Unico”. Ese UUID debe estar asociado en la contabilidad al registro de la operación.

Adicionalmente, cada uno de esos documentos debe contener el registro del contribuyente que emite el documento y el destinatario del mismo. Este código es llamado RFC. Estos RFC también deben estar asociados en la contabilidad al registro de la operación.

Contabilidad Electrónica

Catálogo de cuentas – Archivo 1

Al primer mes de envío y cada vez que haya una nueva cuenta, se debe enviar un archivo xml que contiene todas las cuentas contables del cliente asociadas con su código agrupador. Este puede ser consultado AQUÍ http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/codigo_agrupador.pdf

Balanza de Comprobación – Archivo 2

Cada mes se debe enviar al SAT la balanza de comprobación que contiene las cuentas y saldos del mes en un formato predefinido por el SAT. Incluso las cuentas deben tener un “código agrupador” que es el válido para la autoridad.

Pólizas – Archivo 3

Sólo cuando la autoridad lo requiera, el contribuyente debe enviar las pólizas contables en un formato xml. Dependiendo del tipo de póliza es el tipo de registro en xml. La autoridad puede requerir las pólizas relativas a un plazo, tipo, cuenta, etc.

Cumplimiento

Afortunadamente para los contribuyentes existen muchas alternativas de paquetes de software que permiten cumplir con estas obligaciones. Lo único que se necesita es dar de alta las cuentas y generar las operaciones de acuerdo a lo especificado en el manual. Estos sistemas tienen ya activados los campos necesarios de UUID y RFCs para cada operación, incluso los archivos .xml asociados son cargados a esos sistemas y asociados.

Para generar los archivos simplemente se seleccionan los formatos respectivos, y estos sistemas generan los archivos xml con toda la información y en el formato que la autoridad requiere.

Actualización y cambio de norma.

Frecuentemente la autoridad cambia de formatos y requerimientos de información, emitiendo los lineamientos respectivos. Los fabricantes de los paquetes de software locales son muy eficientes y rápidos en adaptar sus sistemas a esos cambios, por lo que para los usuarios es muy sencillo el proceso de actualización. Cuando mucho, tendrán que comprar una nueva versión de su paquete de software.

Incluso cuando hay un nuevo requerimiento, como fue el caso del timbrado de recibos de nómina, los proveedores de los paquetes de software locales reaccionan muy rápido. Estos proveedores están asociados con muchísimos despachos contables que se encargan de dar el soporte necesario para que los contribuyentes generen sus archivos y cumplan con lo requerido por la autoridad.

CUMPLIMIENTO EN SAP

Los sistemas tipo ERP, tanto de Oracle como de SAP, son excelentes sistemas para lo que han sido diseñados y cubren bastante bien con la mayoría de los requerimientos legales mexicanos. Sin embargo, Los fabricantes se enfocan en generalidades y dejan a cargo de sus socios consultores la implementación de los detalles.

Cuando han sido requeridos por las autoridades los formatos de contabilidad electrónica y facturación, SAP ha generado programas estándar que cumplen con lo mínimo requerido. En el caso de que los clientes requieran un mayor control en la generación de sus archivos xml, forzosamente debe contratarse a una consultora para que implemente esos cambios.

FACTURACION ELECTRONICA EN SAP / RECIBOS DE NOMINA TIMBRADOS EN SAP

El sistema SAP es muy robusto en cuanto a la transferencia de información con sistemas externos. Hay varios métodos que se pueden usar, desde un simple programa ABAP hasta una interfase que parta de un IDOC pasando por SAP PI para conectarse con los PAC que son quienes timbran las facturas y comprobantes de nómina con los servidores del SAT.

Se pueden usar como base los IDOC estándar o los IDOC específicos para México y de ahí modificarlos para que contengan la información necesaria a enviar al PAC.

Siempre debe haber dos métodos, el de salida y el de regreso, ya que como se ha indicado previamente, el UUID debe ser incluido en los documentos de SAP por lo que necesitamos el regreso de la información. También tenemos que manejar los diferentes estatus que nos puede reportar el PAC para los casos de éxito o fallas en el proceso de timbrado.

En algunos casos el monitor de comunicación estándar no funciona con el método que hemos decidido usar por lo que se debe generar un monitor específico para el cliente. En este monitor se deben de controlar todos los métodos, como son: Generación de timbre, Generación de PDF, Cancelación, Reintento.

Cada vez que se factura o se emite un recibo de nómina, se debe enviar al beneficiario el archivo xml y a veces también es deseable anexar una representación impresa en formato PDF. Todos los datos de correo deben estar en SAP para ser enviados desde el PAC o desde el mismo SAP.

La dificultad está en el diseño del camino que sea más ágil y modificable para que se comuniquen todos los componentes. Algunos clientes prefieren usar SAP PI, otros prefieren un PROXY ABAP. Algunos quieren IDOC, otros no lo pueden ni ver.

El diseño debe ser muy flexible ya que la autoridad cambia frecuentemente de formatos y se debe rehacer todo el mapeo incluso en algunos casos.

FACTURACION ELECTRONICA VERSION 3.3 EN SAP

Durante 2017 la autoridad nos pide que migremos a la facturación en versión 3.3. Los cambios son muchos y muy importantes, por lo que es una buena oportunidad para rediseñar el sistema de facturación en SAP si consideramos que es ineficiente.

CONSULTORIA PARA FACTURA ELECTRONICA EN SAP Y RECIBOS DE NOMINA TIMBRADOS EN SAP

Con gusto nos ponemos a sus órdenes para ayudarlo a implementar las soluciones de Facturación electrónica en SAP así como los recibos de nómina timbrados en SAP.

Nuestro objetivo es que el diseño sea lo más conveniente a sus necesidades, fácil de operar y sobre todo, económico. No es raro encontrar clientes que han gastado decenas de miles de dólares y aún no pueden facturar desde SAP, teniendo que ingresar las facturas manualmente en el PAC y después registrarlas en SAP.

CONTABILIDAD ELECTRONICA EN SAP

SAP contiene en sus versiones más recientes las notas necesarias para generar los archivos xml de acuerdo a lo que requiere la autoridad:

1.- Catálogo de cuentas

2.- Balanza de Comprobación

Una vez aplicadas las notas, sólo se requiere configurar una variante de estados financieros, “FSV” o “Financial Statement Version” donde indiquemos la relación entre cada cuenta de SAP y el código agrupador.

Por ejemplo, en SAP la cuenta 10001000 puede ser la de Caja, que debe agruparse con el 101.01 “Caja y Bancos”

Todas las cuentas que están en esa FSV serán reportadas al SAT.

La implementación es realmente sencilla y no debería de causar mayores problemas si se desea enviar toda la balanza al SAT, ya que, si bien la autoridad no nos pide que mandemos todo el detalle, SAP no maneja subcuentas, por lo que no podemos definir que se manda y que no.

3.- Pólizas

La dificultad de la contabilidad electrónica en SAP está en la generación del archivo de pólizas. Si bien el programa estándar contiene lo requerido por la autoridad, la información normalmente viene incompleta y el formato .xml no es aceptado por el validador del SAT.

Se deben revisar nuevamente las notas y validar su correcta aplicación hasta que el validador acepte nuestro archivo. Esto en cuanto a formato.

Para el contenido de los archivos, se debe hacer un proyecto de manejo de datos, para definir por cad tipo de documento que se debe capturar y en que formato. Los campos de UUID “YUUD” y RFC “YRFC” deben estar activados en los tipos de documento SAP de facturas y recibos de nómina.

Los archivos de pólizas tienen la complejidad adicional de que dependiendo del tipo de registro es la información que deben de llevar. Por ejemplo, los pagos deben llevar los datos bancarios, los recibos de nómina los del empleado, las facturas los impuestos, etc.

Lo que nosotros sugerimos al implementar la contabilidad electrónica es implementar un paquete contable local que sirva de “middleware” o intermediario que convierta la información desde SAP a xml. Si no se desea depender del software local, se usará entonces para hacer pruebas y generar los xml en los formatos correctos, para a continuación hacer las correcciones necesarias en SAP.

Nuestro enfoque consiste en tomar los programas estándar de SAP y copiarlos para hacer las mejoras necesarias en los 3 archivos, Catálogo, Balanza y Pólizas. Los programas estándar son muy rápidos en la extracción de información, por lo que su uso como base es sumamente recomendado.

La ventaja de copiar los programas de SAP y adaptarlos es que podemos definir qué nivel de información se enviará al SAT en vez de tener que mandar todo. Un ejemplo es que podemos definir los niveles de cuentas que se enviarán en cada código agrupador.

Permítanos ayudarle con nuestra gran experiencia en este tema donde lograremos el objetivo que es cumplir con las disposiciones fiscales de una manera práctica, ágil y sobre todo económica. No es raro encontrar clientes que han gastado sumas de 6 cifras en dólares para cumplir con la contabilidad electrónica sin conseguirlo plenamente.

Estamos a sus órdenes en contacto@kontinum.mx